Privacy policy – WEHA app (English)

Last updated: May 2026

1. Who we are

WEHA bv
Naastveldstraat 128
9160 Lokeren
Belgium
VAT: BE0790548218

For privacy-related questions: support@weha.be

2. About the WEHA app

The WEHA app (published on Google Play) gives mobile access to the WEHA ERP system. The app is only for users whose organisation already has a WEHA ERP contract. You need to log in with a username and password; we also support two-factor authentication (TOTP, e.g. Google Authenticator). Accounts are created and managed by your employer or the organisation that uses the ERP, not by self-registration in the app.

3. Who is responsible for your data (controller vs processor)

Your employer or the organisation you work for (our ERP customer) is the data controller for the business and personal data in the ERP. They decide what data is stored and how it is used.

WEHA bv operates the ERP system and the app as a processor on behalf of those customers. We process data only to provide and secure the service, according to our contract with your organisation and applicable law (including the GDPR).

For technical and security data that we need to run the service (e.g. login logs, IP addresses, device identifiers for security/audit), WEHA acts as controller. This is limited to what is necessary for security, fraud prevention, and compliance.

4. What data is involved when you use the app

Data you see in the app — Depending on your permissions, the app can show data from the ERP such as: customer contact data (name, email, address, phone), planning/scheduling, time registration, invoices, HR-related data, and similar business data. This data is stored in the ERP backend, not collected separately by the app.
Authentication and session — You sign in with username and password; we support TOTP (MFA). The app keeps a session token, app configuration, and notification preferences on your device. We do not store your password on the device.
Security and audit logs (on our servers) — For security and audit we may log: IP address, login time, and device-related identifiers.
Push notifications — If push notifications are enabled, the app registers a Firebase Cloud Messaging token and device-related information with our backend so we can send operational notifications such as announcements, messages, or duty alerts. You can turn push notifications off in the app settings or in your device settings.
Camera, photos, and documents — If you use optional camera, scanner, or upload features, the app may access your camera, selected images, or selected files to scan QR codes, upload profile or contact photos, upload document scans, or attach images to messages and ERP records. QR scanning happens on your device. Photos, document scans, and attachments are sent to the WEHA ERP backend only when you choose to upload or save them.
Third-party SDKs — The app uses service SDKs needed for app functionality, including Firebase Cloud Messaging for push notifications. We do not use advertising SDKs in the app.
No location, no ads — The app does not collect location data and does not show ads.

5. Where data is stored and how long we keep it

ERP and app backend — ERP data (including data you access via the app) is hosted on infrastructure in Germany (Hetzner). Backups are held in Belgium (WEHA office). Data is not stored permanently on your device; the app uses in-memory cache only, plus the session token and app configuration.
Service providers — We use infrastructure and service providers to operate the app and backend, including Hetzner for hosting and Google/Firebase for push notification delivery. These providers process data only as needed to provide their services to us.
Retention — We keep data in line with our contracts with our customers and with GDPR (including retention and deletion obligations). Security and audit logs are kept only as long as necessary for security and legal requirements. Uploaded photos, documents, and attachments follow the retention rules set by your employer or organisation as controller.

6. Legal basis (EU/EEA)

For data processed in the ERP and via the app on behalf of your organisation:

Performance of a contract between your employer/organisation and WEHA, and between you and your employer.
Legitimate interests of your employer to run its business and use the ERP.

For our own processing of technical/security data (e.g. logs):

Legitimate interest in securing our systems and preventing abuse, and legal obligation where applicable.

7. Security

Data in transit is encrypted (HTTPS).
We support two-factor authentication (TOTP) to protect your account.
Access to data is limited by the permissions your organisation assigns to your user.

8. Your rights (EU/EEA)

Viewing data — You can see the data that your permissions allow in the app and in the ERP.
Correction, deletion, export, restriction, objection — For business and personal data in the ERP, your employer or organisation is the data controller. Please contact your employer or your organisation's administrator to request access, correction, deletion, export, or other rights. WEHA will support the controller in fulfilling those requests where we act as processor.
Deletion requests for WEHA-controlled data — For technical and security data where WEHA is controller, or for questions about deleting device notification registrations, contact support@weha.be.
Complaints — You can complain to the Belgian Data Protection Authority (Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données): https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
Contacting us — For any privacy question or to exercise rights in relation to data for which WEHA is controller (e.g. security logs), contact support@weha.be.

9. Age restriction

The app is not intended for users under 16. We do not knowingly collect data from children under 16.

10. Changes to this policy

We may update this privacy policy. The "Last updated" date at the top will be revised when we do. Continued use of the app after changes means you accept the updated policy. We recommend checking this page from time to time.

11. Contact

WEHA bv
Naastveldstraat 128, 9160 Lokeren, Belgium
Privacy: support@weha.be

Privacyverklaring – WEHA-app (Nederlands)

Laatst bijgewerkt: mei 2026

1. Wie we zijn

WEHA bv
Naastveldstraat 128
9160 Lokeren
België
BTW: BE0790548218

Voor vragen over privacy: support@weha.be

2. Over de WEHA-app

De WEHA-app (gepubliceerd in Google Play) biedt mobiele toegang tot het WEHA ERP-systeem. De app is alleen voor gebruikers van organisaties die al een WEHA ERP-contract hebben. Inloggen gebeurt met gebruikersnaam en wachtwoord; we ondersteunen ook tweefactorauthenticatie (TOTP, o.a. Google Authenticator). Accounts worden aangemaakt en beheerd door je werkgever of de organisatie die het ERP gebruikt, niet via zelfregistratie in de app.

3. Wie verantwoordelijk is voor je gegevens (verwerkingsverantwoordelijke vs verwerker)

Je werkgever of de organisatie waarvoor je werkt (onze ERP-klant) is verwerkingsverantwoordelijke voor de bedrijfs- en persoonsgegevens in het ERP. Zij bepalen welke gegevens worden opgeslagen en hoe ze worden gebruikt.

WEHA bv exploiteert het ERP-systeem en de app als verwerker namens die klanten. We verwerken gegevens alleen om de dienst te leveren en te beveiligen, overeenkomstig ons contract met je organisatie en de toepasselijke wetgeving (waaronder de AVG).

Voor technische en beveiligingsgegevens die we nodig hebben om de dienst te runnen (zoals inloglogs, IP-adressen, apparaatidentifiers voor beveiliging/audit), treedt WEHA op als verwerkingsverantwoordelijke. Dit is beperkt tot wat nodig is voor beveiliging, fraudepreventie en naleving.

4. Welke gegevens een rol spelen bij het gebruik van de app

Gegevens die je in de app ziet — Afhankelijk van je rechten kan de app gegevens uit het ERP tonen, zoals: klantcontactgegevens (naam, e-mail, adres, telefoon), planning, tijdregistratie, facturen, HR-gerelateerde gegevens en vergelijkbare bedrijfsgegevens. Deze gegevens staan in de ERP-backend; de app verzamelt ze niet apart.
Authenticatie en sessie — Je logt in met gebruikersnaam en wachtwoord; we ondersteunen TOTP (MFA). De app bewaart een sessietoken, appconfiguratie en notificatievoorkeuren op je apparaat. We slaan je wachtwoord niet op het apparaat op.
Beveiligings- en auditlogs (op onze servers) — Voor beveiliging en audit kunnen we loggen: IP-adres, inlogtijd en apparaatidentifiers.
Pushmeldingen — Als pushmeldingen zijn ingeschakeld, registreert de app een Firebase Cloud Messaging-token en apparaatgerelateerde informatie bij onze backend zodat we operationele meldingen kunnen sturen, zoals aankondigingen, berichten of dienstwaarschuwingen. Je kunt pushmeldingen uitschakelen in de appinstellingen of in de instellingen van je apparaat.
Camera, foto's en documenten — Als je optionele camera-, scan- of uploadfuncties gebruikt, kan de app toegang vragen tot je camera, geselecteerde afbeeldingen of geselecteerde bestanden om QR-codes te scannen, profiel- of contactfoto's te uploaden, documentscans te uploaden of afbeeldingen toe te voegen aan berichten en ERP-records. QR-scanning gebeurt op je apparaat. Foto's, documentscans en bijlagen worden alleen naar de WEHA ERP-backend verzonden wanneer je ervoor kiest ze te uploaden of op te slaan.
SDK's van derden — De app gebruikt dienst-SDK's die nodig zijn voor appfunctionaliteit, waaronder Firebase Cloud Messaging voor pushmeldingen. We gebruiken geen advertentie-SDK's in de app.
Geen locatie, geen advertenties — De app verzamelt geen locatiegegevens en toont geen advertenties.

5. Waar gegevens worden opgeslagen en hoe lang we ze bewaren

ERP- en app-backend — ERP-gegevens (inclusief wat je via de app opvraagt) worden gehost op infrastructuur in Duitsland (Hetzner). Back-ups worden bewaard in België (kantoor WEHA). Gegevens worden niet permanent op je apparaat opgeslagen; de app gebruikt alleen cache in het geheugen, plus het sessietoken en de appconfiguratie.
Dienstverleners — We gebruiken infrastructuur- en dienstverleners om de app en backend te laten werken, waaronder Hetzner voor hosting en Google/Firebase voor het bezorgen van pushmeldingen. Deze leveranciers verwerken gegevens alleen voor zover nodig om hun diensten aan ons te leveren.
Bewaring — We bewaren gegevens in overeenstemming met onze contracten met onze klanten en met de AVG (inclusief bewaar- en verwijderverplichtingen). Beveiligings- en auditlogs worden alleen zo lang bewaard als nodig voor beveiliging en wettelijke vereisten. Geuploade foto's, documenten en bijlagen volgen de bewaartermijnen die je werkgever of organisatie als verwerkingsverantwoordelijke bepaalt.

6. Rechtsgrondslag (EU/EEA)

Voor gegevens die namens je organisatie in het ERP en via de app worden verwerkt:

Uitvoering van een contract tussen je werkgever/organisatie en WEHA, en tussen jou en je werkgever.
Gerechtvaardigde belangen van je werkgever om zijn bedrijf te runnen en het ERP te gebruiken.

Voor onze eigen verwerking van technische/beveiligingsgegevens (zoals logs):

Gerechtvaardigd belang bij het beveiligen van onze systemen en het voorkomen van misbruik, en wettelijke verplichting waar van toepassing.

7. Beveiliging

Gegevens onderweg zijn versleuteld (HTTPS).
We ondersteunen tweefactorauthenticatie (TOTP) om je account te beschermen.
Toegang tot gegevens is beperkt door de rechten die je organisatie aan je gebruikersaccount koppelt.

8. Je rechten (EU/EEA)

Gegevens bekijken — Je kunt de gegevens zien die je rechten toestaan in de app en in het ERP.
Correctie, verwijdering, export, beperking, bezwaar — Voor bedrijfs- en persoonsgegevens in het ERP is je werkgever of organisatie de verwerkingsverantwoordelijke. Neem contact op met je werkgever of de beheerder van je organisatie om toegang, correctie, verwijdering, export of andere rechten aan te vragen. WEHA ondersteunt de verwerkingsverantwoordelijke bij het uitvoeren van die verzoeken waar we als verwerker optreden.
Verwijderverzoeken voor gegevens waarvoor WEHA verwerkingsverantwoordelijke is — Voor technische en beveiligingsgegevens waarvoor WEHA verwerkingsverantwoordelijke is, of voor vragen over het verwijderen van apparaatregistraties voor pushmeldingen, mail naar support@weha.be.
Klachten — Je kunt een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
Contact met ons — Voor elke privacyvraag of om rechten uit te oefenen met betrekking tot gegevens waar WEHA verwerkingsverantwoordelijke is (bijv. beveiligingslogs), mail naar support@weha.be.

9. Leeftijdsgrens

De app is niet bedoeld voor gebruikers onder 16. We verzamelen bewust geen gegevens van kinderen onder 16.

10. Wijzigingen in deze verklaring

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De datum "Laatst bijgewerkt" bovenaan wordt dan bijgewerkt. Verder gebruik van de app na wijziging betekent dat je het bijgewerkte beleid aanvaardt. We raden aan deze pagina af en toe te bekijken.

11. Contact

WEHA bv
Naastveldstraat 128, 9160 Lokeren, België
Privacy: support@weha.be